Comment faisons-nous pour éliminer les erreurs de préparation de commande ?

 

preparation des colisNous avons en stock plus de 20 000 produits et au total plus de 800 références, de la cuve pour aquarium de 80 litres, en passant par l'osmolateur, l'écumeur ou encore le sable pour aquarium, bref une gamme de produits aquariophiles très variée. Nous avons dû nous organiser pour éliminer les erreurs de préparation de commande.

Rien de plus frustrant pour un client que de recevoir un produit différent de celui qu'il a commandé ou de ne pas recevoir la bonne quantité de chaque référence.

 

Nous disposons de près de 6 ans d'expérience dans le ecommerce et avons pu développer des procédures efficaces pour la préparation des commandes. Nous ne sommes pas Amazon mais, même à notre échelle, il est nécessaire de mettre en place des outils pour bien préparer les commandes.

 Un outil développé en interne

 Nous avons développé une application (PHP/MySQL pour les connaisseurs) avec deux objectifs :

  • organiser un picking (collecte des produits pour la préparation des commandes) efficace
  • s’assurer que les produits envoyés à chaque client correspondent bien à ceux qu’il a commandé

Une puissante base de données relationnelle stocke pour chaque produit l'emplacement du produit dans l'entrepôt (emplacement que nous appelons "pool" dans notre entrepôt) et la quantité en stock.

Cette application est aussi capable d'importer les commandes depuis le site ecommerce afin de collecter toutes les informations relatives à la préparation des commandes.

A chaque produit son pool

Plus de 200 pools sont repertoriés dans l'entrepôt. Un pool peut accueillir plusieurs références, mais bien distinctes. Par exemple le chauffage de 300 watts ne doit pas être stocké à côté de celui de 200 watts. Un pool peut être aussi bien une étagère entière qu'une tablette précise. Sur l'image ci-contre vous voyez ainsi que l'engrais pour plante d'aquarium Tetra est situé au pool DA4.

L'entrepôt est ainsi cadrié comme une sorte d'échiquier.

Le picking

Le picking consiste à récupérer dans l'entrepôt les produits commandés. Pour gagner en efficacité, le préparateur de colis collecte les produits de plusieurs commandes à la fois. Par exemple, le préparateur sélectionne dans l'application 20 commandes à préparer. L'application lui délivre alors ce que nous appelons un "way", sorte de chemin dans l'entrepôt lui indiquant :

  • chaque produit à collecter
  • dans quelle quantité
  • à quel emplacement, quel pool

L'application est en mesure de proposer au préparateur de commande un ordre logique de collecte afin d'éviter les allers-retours dans l'entrepôt.

Une fois tous les produits collectés pour les 20 commandes à préparer, le préparateur de commande peut passer à la préparation des commandes.

La préparation de commande

code barreLe préparateur dispose des produits pour préparer les 20 premières commandes. Il va sélectionner dans l'application la première commande à préparer. L'application lui affiche alors les produits commandés, et dans quelle quantité.

Toute notre procédure est basée sur l'identification unique de chaque produit par son code barre. Le préparateur doit scanner tous les produits demandés par l'application pour la commande en cours. Tant que le préparateur n'aura pas scanné tous les produits, l'étiquette d'expédition ne sera pas imprimée.

Sans cette procédure les risques d'erreurs existent. L'homme fait des erreurs, nous y avons pallié en mettant en place des outils redoutables avec un objectif constant : un service client de qualité.